Lavorare come Event Manager

In questo articolo scopriamo come lavorare come Event Manager a bordo delle navi da crociera grazie all’intervista concessa da Mohammed che ci spiega brevemente le caratteristiche di questa posizione all’interno del dipartimento hotel. Si tratta di un ruolo essenziale sulle navi da crociera per la gestione degli eventi interni (inclusi i matrimoni) ed è il punto di riferimento principale per i gruppi privati, operatori commerciali e tour leader.

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Per quale compagnia lavori?

Lavoro come Event Manager per MSC Crociere.

Spiegaci brevemente di cosa ti occupi

Sono responsabile dell’organizzazione e del coordinamento di tutti gli eventi a bordo. Sono il contatto principale dei tour leader e delle coppie che celebrano il matrimonio e bordo e colui che si occupa di tutte le operazioni con i partner commerciali. Altra parte del lavoro è il coordinamento quotidiano dei vari dipartimenti coinvolti per i singoli eventi come Bar, Housekeeping, Musicisti, Intrattenimento e International Hosts.

Quali sono le caratteristiche principali che un candidato deve avere per candidarsi a questa posizione?

Per candidarsi a questa posizione è preferibile una laurea o una formazione in turismo ed organizzazione di eventi. Le caratteristiche personali necessarie sono leadership, gestione e risoluzione dei problemi e, in generale, un’ottima propensione al lavoro col pubblico. Bisogna saper scrivere e parlare fluentemente in inglese ed è considerato un enorme vantaggio comunicare in almeno due lingue europee.

Altre capacità fondamentali sono avere doti comunicative ed organizzative, forte spirito di iniziativa ed essere in grado di negoziare e saper prendere decisioni. Bisogna poter dimostrare tali competenze con esempi pratici ed essere in grado di trovare soluzioni e saperle implementare adattandole alle singole esigenze di ogni ospite in base alla nazionalità, età, genere ecc con un servizio dedicato e personalizzato. Inoltre, è importantissimo saper lavorare in gruppo ed essere da esempio per gli altri crew member.

Non bisogna dimenticare l’Event Manager non solo deve essere orientato al cliente ma anche al revenue. È importante saper gestire gli eventi e il loro ritorno economico incrociando le possibilità commerciali, le premesse del passeggero, i requisiti legali ed operativi e le limitazioni o reali possibilità della nave per adempiere tali richieste.

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Cosa ti è stato chiesto durante il colloquio?

Il colloquio si è basato soprattutto sulle mie competenze nella gestione del tempo, dei costi e di un team. Altre domande sono state la conoscenza degli aspetti legali e delle politiche della compagnia soprattutto legati alla sicurezza legata degli eventi.

Sono state testate le mie lingue di competenza e le mie capacità di comunicazione, coaching e trattativa.

Com’è una tipica giornata da Event Manager?

Non esiste giorno migliore del giorno di imbarco (cerca di capire il sarcasmo dietro questa frase…). Durante il giorno di imbarco (cioè il primo giorno di crociera dove salgono i passeggeri per la prima volta) incontro diverse figure che vengono da terra. Ricevo ed accompagno l’agente commerciale che viene a bordo per mostrare la nave ai futuri e ai potenziali clienti con il fine ultimo di vendita.

Dopo incontro i Tour Leader che sono quelle persone che vengono a bordo con dei gruppi organizzati. Spesso si tratta di agenti di viaggio o accompagnatori turistici e con loro organizziamo e definiamo i vari eventi ed incontri e mi comunicano le singole richieste.

Se sono in programma dei matrimoni lungo la durata della crociera (cioè praticamente sempre), incontro la coppia e si discutono insieme i dettagli.

Una volta incontrate tutte le persone, inizio ad organizzare per conto mio il lavoro pianificandolo per il resto della crociera. Il segreto è prepararsi già qualcosa e “scommettere”: con l’esperienza capirai già cosa funziona o no con le varie tipologie di passeggero e quindi puoi organizzarti a priori.

Dopo aver steso un piano di lavoro, contatto gli altri dipartimenti coinvolti per le varie collaborazioni. Mando e-mail e telefono direttamente ai capi dipartimenti per le comunicazioni più importanti. Nel caso di eventi particolarmente importanti, si organizzano dei meeting con gli altri dipartimenti per discuterne faccia a faccia.

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Qual è l’aspetto migliore del tuo lavoro?

La parte più bella del mio lavoro è sicuramente quella di incontrare quotidianamente persone che vengono da tutto il mondo. La soddisfazione maggiore è quella di organizzare qualcosa da noi considerato normale o di routine e poi scoprire di aver realizzato, invece, un loro grande sogno.

Qual è l’aspetto peggiore del tuo lavoro?

Non è qualcosa strettamente legato alla mia posizione, ma alla generica condizione di chi naviga, ovvero essere lontano da amici e famiglia. Nonostante a bordo si creino dei legami molto forti, non potranno mai rimpiazzare le persone care a casa. Questo lo noto anche nei passeggeri quando organizzo eventi soprattutto legati alle celebrazioni religione, come Ramadhan, Natale, Capodanno, Hannukah ecc.

In media quante ore lavori al giorno?

Dipende molto da quanto sei bravo ad organizzare il tuo lavoro. In media sono 9 ore al giorno.

Qual è lo stipendio medio? Esistono diversi livelli? Sono compresi dei bonus?

Il mio stipendio base è di $2880, ma aumenta con i passaggi di livello. I bonus e le mance non sono inclusi nella paga.

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Esiste un percorso di carriera?

Certo, esiste un percorso di carriera e una crescita esattamente come le altre figure di purser (commissario di bordo) come immigration, crew office, financa, hotel services, f&b, ecc.

Sei soddisfatto del tuo ruolo? Cosa miglioreresti?

Sono molto soddisfatto del mio ruolo. Se dovessi migliorare qualcosa, sarebbero le mie capacità linguistiche: se imparassi bene anche il tedesco potrei vantare la conoscenza di 8 lingue parlate correntemente.

Raccontaci qualcosa di interessante o è successo durante la tua carriera

Nel 2011 ho iniziato a lavorare sulle navi con Royal Caribbean. Durante la mia seconda settimana a bordo, ho incontrato una coppia australiana e la moglie mi urlava contro perché l’impianto dell’aria condizionata perdeva acqua proprio sopra il loro letto. In più aveva perso il bagaglio e ha passato la serata a piangere al mio desk. Siccome la nave era al completo, non sapevo cosa fare: l’unica cabina libera era la suite reale ma ho ottenuto l’autorizzazione per sistemarli lì.

Da allora abbiamo instaurato un bellissimo rapporto di amicizia. Siamo sempre in contatto e vengono sempre a fare una crociera su ogni nave in cui mi trovo a lavorare.